гости в bлога | Моника Георгиева “9,789 непрочетени + 657 часа/ година = нуждата за имейл революция”

“Гости в блога” е рубрика, където селектираме интересни хора от различни сфери на дейност. Те споделят за вас разнообразни, любопитни и полезни теми, пречупени през гледна им точка и опит.

пробвай coworking в betahaus


Губим по 657 часа от ценното си време на година в отговаряне и сортиране на имейли. Не знам как ви звучи това, но аз се сещам за 657 по-смислени занимания, с които да си запълня това време. Обаче не мога да се сбогувам с имейл акаунта си или в моя случай –  имейл акаунтите… Говоря от позицията на човек с 9,789 непрочетени…

Явно доста други хора споделят това мое мнение. Ключовата фраза “drowning in email” генерира над 40,000 резултата в Google. Едновременно ключовата фраза “addicted to email” генерира 943,000 резултати в същата търсачка. Какво означава това?

Индикация е, че сме силно зависими от нашите love/hate отношения с електронните ни пощи. Хем се давим, хем ни трябват. В екипа на Kanbanize си зададохме въпроса – как можем да превърнем имейл в средство за успех и ефикасност, което улеснява ежедневието ни, вместо да ни натоварва?

Изчетохме много статии на хора, които през годините са развили уникални системи за оптимизиране на работата с пощите си – от статии във Forbes и Huffington Post до форуми на потребители на hotmail (още помним hotmail, нали?). Най-вероятно всеки от вас в даден момент е добавял някаква собствена тактика или щрих, за да направи имейла си по-удобен. В тази статия ще разгледаме няколко такива стратегии и технологии за успех в ежедневната борба с имейлите.

Gmail oтделения по статус на съобщението

Едно от по-впечатляващите ни открития беше статия от личния блог на Андреас Клингър (австрийски startup guy и CTO на Product Hunt), наречена “Недей да се давиш в имейл! Как да използваме Gmail по-ефикасно”. Явно толкова е запалила хората, когато е била публикувана за първи път към края на 2013, че я срещахме цитирана навсякъде по време на разузнаването ни. Още повече, че 1.8K читатели бяха оставили по един палец под текста и бяха re-tweetвали чак в Тимбукту.

В статията на Клингър имейлите живеят в разпределения на неговия Gmail акаунт, които той е обозначил със статуса на мейла. Неговият подход се стреми към това генералната кутия за входящи мейли (inbox) да е винаги празна и различните типове комуникация да бъдат групирани не в папки, а в достъпен лист формат, съхранен в хоризонтални разпределения. Така изглежда неговата пощенска кутия:

Залага на горната структура и следните политики:

  • GTD – Getting things done
  • An easy to manage, usually empty inbox on the left
  • All “todos” in the first box
  • All emails “awaiting a reply” in the second
  • All “delegated” emails in the third
  • All emails related to meetings, flights, etc easy to find in the fourth

Общоприет устав за хора, които използват имейли

Oще преди статията на Клингър разглеждахме и препратки към молбата за общоприет устав за хората, които използват имейл от куратора на TED, Крис Андерсън. Молбата е публикувана през 2011 и оттогава е прочетена над 100 000 пъти! Уставът се стреми да облекчи проблема създаден от това, че отнема повече време да се отговори на имейл, отколкото да се изпрати един. Уставът се състои от 16 точки за поведението на изпращачите и получателите на имейли и включва следните правила:

  • Недей да слагаш много хора в cc, освен ако не е абсолютно задължително;
  • Никога недей да пишеш имейл в ALL CAPS;
  • Не отговаряй на всеки имейл. Ако вече сте се разбрали, последното възклицание – “Супер!” – е излишно.

Една от точките даже представя хипотеза, че ако имейлите не бяха безплатни, нямаше да се давим в тях. Вие бихте ли плащали за пращане на имейли? Food for thought…

Вниманието, обърнато на бъдещето на имейл комуникацията, е доказателство за факта, че повечето хора в професионална среда имат проблем с огромното количество съобщения, които получават всеки ден. Статистиката показва, че човек, който работи в офис, най-вероятно получава между 50 и 100 имейла на ден. CEO-та, директори на компании и разпознаваеми хора в обществото – двойно повече. Получените съобщения често съдържат задачи, комуникация с ръководители/подчинени или ценна информация. В борбата с количеството на тези съобщения, с неподредения им вид и постоянния поток от задачи, които пристигат с тях, хората маниакално си проверяват пощата средно по 54 пъти на ден. Резултатът е, че масата хора се разсейват от другите си занимания 54 пъти на ден и губят средно по 23 минути и 15 секунди всеки път в това да се върнат обратно към зададената им задача. Ужас!

 

Как да се справим с този хаос?

 

Съществуват няколко софтуерни решения на пазара

По време на разузнаването ни открихме малък брой софтуерни решения, които подхождат към решаването на имейл проблема по технологичен начин. Тези, които ни направиха най-силно впечатление, са уеб приложенията:

  • Dragapp (ограничен достъп до края на този месец)
  • ActiveInbox (работи само за Gmail)
  • Sanebox (работи с Gmail и с Yahoo)

Повечето приложения, които разгледахме, се промотират като “skin” или “калъфче” за съществуващите имейл клиенти. Уви, точно съществуващите имейл клиенти са част от проблема. Екипът ни беше открил нова ниша, в която ясно виждахме как бихме могли да направим нещо полезно…

Развиваме собствено решение за световния имейл проблем

Точно както и в статистическите проучвания, на които бяхме попаднали, болката от имейл проблема беше най-фрапираща при ръководството и в нашата компания, Kanbanize. Въпреки това, в собствения ни маркетинг екип, проблемите около това също бяха силно осезаеми:

  • Постоянното разсейване между пощата и всичко друго ни бавеше;
  • Описвахме задачите, произлезли от имейл комуникация, в отделни приложения. Двойна работа!
  • Осъзнахме, че ако не отговорим на секундата, често забравяхме. Oops…
  • Постоянно се движехме между календар и inbox. Считахме го за неизбежно неудобство…не ни съдете…
  • Следяхме задачите си визуално в Kanbanize, но мейлите ни представляваха дълги списъци с важно, но неорганизирано съдържание.

Решихме, че трябва да открием начин електронната ни поща да настигне наплива от имейли, в който толкова много от нас се “давиха” всеки ден.

С подкрепата и приноса на CEO-то ни започнахме да градим нещо, което би помогнало на хората в бизнес среда като нашата, най-после да оптимизират отношенията с електронната си поща.

Първата трудност, която срещнахме, беше навигирането на различните процеси, които хората, вече надхитрили формата на електронните си Gmail и Office 365 пощи, бяха направили по уникален за тях начин.

Методът на Клингър ни се стори като стъпка в правилната посока и сме се постарали да включим част от подхода му в нашия нов проект. Разликата е, че ние решихме да визуализираме пощата по изцяло нов, по-ефективен и по-мощен начин, без да се съобразяваме толкова със съществуващата структура на Gmail и Office365, а само да използваме данните от тях като база. Според нас тази стара структура, която от 15+ години си остава същата, въпреки изменянето на навиците на хората, вече не е актуална и ефективна.

Fast-forward 6 месеца и ви представяме FLOW-e. Така кръстихме нашето решение за менажиране и проследяване на имейлите ни и задачите, които те съдържат.

Какво различава FLOW-e от обикновените електронни пощи като Gmail и Office365?

FLOW-e e изграден на базата на динамичните данните в Gmail и Office 365/ Outlook. Дърпа входящи  имейли от същестуващата система и ти помага да създадеш процес за визуалното им разпределение. Всичко е видимо и следва един гъвкав поток на работа. С други думи няма как да изпуснеш или да забравиш някоя висяща комуникация, скрита по папки.

  • Има не само календар, а и текуща хронология на деня ти, за да може лесно да добавяш нови срещи и да ги следиш на едно място;
  • Можеш да добавяш задачи към имейли, вместо да го правиш в отделни приложения;
  • Използваш пощенската си кутия не само като приемник за задачи, а като място, където можеш да ги следиш и делегираш на членовете от екипа си.

Решихме да обединим две различни функционалности в една – проследяване на комуникация и менажирането на задачите, свързани с нея, в рамките на екипа. Възможността потребител на FLOW-e да делегира означава, че той/тя не само препраща задача към по-подходящ член от екипа си, но и че следи статуса ѝ занапред. Разгледайте какво сме замислили за екипните функционалности на Team Features страницата на сайта нa FLOW-e.

Mожете да се присъедините към имейл революцията и да вземете участие в развитието на FLOW-e като първи пробвате новите team features заедно с колегите си.
Специално за читателите на бета блога предлагаме безплатен, Early Access към екипните функционалности на FLOW-e. Запишете се с фирмения си мейл на Team Features страницата, за да пратим специалната ви покана.


Моника Георгиева е дипломиран литератор, пенсиониран творчески ръководител и настоящ маркетинг директор на българската технологична компания, Kanbanize. Цитира “Война и Мир” редовно и с удоволствие.

Прочети още

Коментари

Оставете коментар

Yay! You‘ve decided to leave a comment. That‘s fantastic! Please keep in mind that comments are moderated and rel=“nofollow“ is in use. So, please do not use a spammy keyword or a domain as your name, or else it will be deleted. Let‘s have a personal and meaningful conversation instead. Thanks for dropping by!